Apartman toplantı çağrısı nedir?
Apartman ve/veya sitelerde yapılması gereken olağan toplantılar mevcuttur. Bunun dışında zamanı önceden belirlenmemiş olan olağanüstü toplantılar mevcuttur. Bu toplantıların kanuna uygun olması ve alınacak olan kararların geçerli olması için yazılı çağrı yapılmalıdır. Apartman toplantı çağrısı eski zamanlarda gazeteye ilan verilerek yapılabilirdi. Günümüzde imza karşılığı teslim edilmesi gereklidir. Bunun en yaygın yolu, tebliğ listesi ile davetiyeyi maliklere elden teslim etmek ya da iadeli taahhütlü posta ile göndermektir.
Apartman toplantı çağrısı nasıl olmalı?
Öncelikle dikkat edilmesi gereken konu, yapılacak toplantı olağan mı yoksa olağanüstü mü? Buna dikkat edilmesi gerekir çünkü bu çağrıyı yaparken toplantının niteliğini belirtmeniz gerekir. Bahsi geçen çağrının herhangi bir şekil zorunluluğu yoktur, ancak içerik zorunluluğu vardır. Başlıca zorunluluklar;
- Toplantı ne için yapılacak (Olağan toplantı mı yoksa olağanüstü mü, bunu bildirmeniz gerekir)
- Toplantının nerede ve ne zaman yapılacağı (açık adres ve tarih-saat bilgileri girilmelidir)
- İlk toplantıda yeterli sayı sağlanamazsa ikinci toplantının nerede ve ne zaman yapılacağı (İkinci tarih ile ilk tarih arasında en az 7 gün olmalı)
- Toplantıda neler görüşülecek (işletme bütçesinin güncellenmesi, tadilat-onarım vb. işler)
Apartman toplantı çağrısı nasıl yapılmalı?
Öncelikle, toplantı çağrısı yapmaya yetkili olan kişi ya da şirket, toplantı çağrılarını zarflayarak hazır hale getirir. Sonrasında elden imza karşılığı ya da iadeli taahhütlü posta yolu ile kat maliklerine teslim eder. Bu zarfların üzerine zarfın içerisinde toplantı çağrısı bulunduğu ayrıca belirtilmelidir.
Elden çağrı tebliği nasıl yapılır?
Öncelikle bir tebliğ listesi oluşturulur, bu listede çağrıyı kimin teslim ettiği, hangi tarihte teslim ettiği ve teslim ettiğine dair atacağı imza bölümü bulunur. Aynı şekilde teslim alacak olan malik için de aynı bölümler oluşturulur. Teslim ettiğiniz her çağrı için karşılıklı imza atarak tebliğ etmiş olursunuz. Malikin dairesinde kimseye ulaşamıyorsanız, daire kapısına yapıştıracağınız bir not ile çağrının muhtarlıkta ya da herhangi bir komşusunda olduğunu bildirerek, ilgili çağrıyı nereye bıraktığınızı bildirmiş olursunuz. Eğer malik kendisine teslim edilecek olan çağrıyı almak istemezse, iade/ret bölümüne imza atarak çağrıyı reddedebilir. Bu durumda panoya asacağınız toplantı ilanı, zaten kişiye tebliğ edilmiş sayılacağı için herhangi bir problem yaşamazsınız.
Posta yolu ile (iadeli taahhütlü) çağrı tebliği nasıl yapılır?
Postalar (mektuplar) çok farklı şekillerde gönderilebilmektedir. Burada bizim kullanacağımız seçenek iadeli taahhütlü gönderim olacaktır. Bu gönderi türü, mektubun her ne olursa olsun teslim edileceğini ve alma haberi denen kart ile gönderene bilgi verileceğini taahhüt eder. Mektup ilgili kişiye/adrese teslim edilemese dahi, neden teslim edilemediğini gösteren bir alma haberi ve mektubun aslı ile gönderene iade edileceğini ve bilgi verileceğini taahhüt eder. Sonuç olarak iadeli taahhütlü mektup gönderdiğinizde, tüm sorumluluğu üstünüzden atmış ve bunu da belgelendirmiş olursunuz. Ancak iadeli taahhütlü posta gönderim ücretleri, normal mektup gönderim ücretlerine göre biraz daha pahalı olabilir.
Toplantı çağrısı örnek belgeyi görmek için tıklayınız.
Tebliğ listesi örnek belgeyi görmek için tıklayınız.
Web sitemizde bulunan tüm belgeler virüs taramasından geçirilmiştir. Her ihtimale karşı indirmek istediğiniz belgeleri/dosyaları indirdikten sonra virüs taramasından geçirmenizi tavsiye ederiz. Aksi halde doğabilecek olumsuzluklardan firmamız/web sitemiz sorumlu tutulamaz.
